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Qué es microsoft teams y cómo funciona

Microsoft Teams es una de las mejores herramientas de colaboración dentro del sector. Grandes compañías, multinacionales o incluso PYMES utilizan Microsoft Teams para colaborar de manera remota con sus trabajadores o clientes. 

La repentina pandemia obligó a millones de empresas a teletrabajar desde casa, por lo que Microsoft Team lo ha aprovechado para mejorar su herramienta y añadir nuevas funciones y un montón de capacidades que mejoran el teletrabajo, convirtiéndolo en una forma segura y moderna de hacerlo. 

Todos sabemos lo que puede llegar a ofrecer Microsoft con sus servicios para empresas, pero si combinas Microsoft Teams con Microsoft 365, tu empresa tendrá un sin fin de posibilidades de digitalizar tu organización y de hacerlo todo de una forma mucho más eficiente y sencilla. 

Para qué sirve Microsoft Teams 

Microsoft Teams sirve para: 

  • Crear chats para poder realizar conversaciones en grupos de pocas personas. 
  • La creación de equipos de trabajo. En estos grupos se pueden mantener conversaciones privadas entre los miembros, además se pueden compartir ficheros y todo tipos de información.
  • Realizar reuniones de video o de voz (según tus necesidades), donde pueden entrar un máximo de 300 oyentes a la vez.
  • Creación de emisiones en directo (eventos en streaming) con audiencias de unas 10.000 personas a la vez.
  • Registro de todos los documentos compartidos, conversaciones y usuarios. 
  • Funciones de accesos rápidos a los documentos, sitios web y a todas las aplicaciones de Microsoft. 
  • Acceso a notas y documentos gracias a la integración con OneNote y SharePoint Online.
  • Posibilidad de editar y trabajar los documentos de Office Online directamente desde el propio Microsoft Teams. 
  • Poder organizar y planificar todo tipo de tareas con Planner y Microsoft 365. (Siempre y cuando tengas licencia para utilizarlos) 
  • Agregar informes de Power BI.
  • Agregar aplicaciones propias de la plataforma, como Yammer, y servicios de terceros, como, por ejemplo, fuentes de RSS, Canal de noticias de Bing o Twitter.
  • Ver el contenido y el historial de chat desde los inicios de la conversación y en cualquier momento.

Cómo funciona Microsoft Teams

Microsoft Teams es un chat empresarial en el que las personas del mismo equipo pueden trabajar y compartir recursos entre sí. Algunas de las características que incluye son las siguientes:

  1. Llamadas
  2. Control remoto a través de una llamada
  3. Videollamadas
  4. Compartir archivos
  5. Chats de múltiples usuarios

Menú izquierdo y sus opciones

  • Actividad: al seleccionar esta opción, puede ver los comentarios y las respuestas de los miembros del equipo o las llamadas perdidas. 
  • Chat: selecciona esta opción para ver los comentarios y las respuestas de los miembros del equipo o las llamadas perdidas. 
  • Equipo: al seleccionar esta opción, podremos ver conversaciones con otros miembros del equipo. 
  • Reunión: En cada equipo que podemos visitar se pueden compartir recursos con el resto de miembros del equipo para que podamos organizar mejor nuestro trabajo. 
  • Reunión: Al seleccionar esta opción, podemos crear reuniones con miembros del equipo o miembros externos incluso si no tienen Microsoft Teams instalado. 
  • Archivo: Aquí podemos ver los archivos usados ​​recientemente. 
  • Más: Podemos instalar aplicaciones externas desde la tienda

Buscar a un usuario y abrir un chat

En la parte superior, escribimos los nombres de los miembros del equipo con los que queremos hablar. Una vez escribimos el nombre vamos a contactos y allí nos aparecerá.

Si quieres realizar un curso completamente específico sobre esta aplicación, en Monlau Corporate tenemos algo para ti: https://www.monlau.com/corporate/project/implantacion-y-formacion-para-el-teletrabajo-con-microsoft-teams/

Crear un chat con varios usuarios

En la esquina superior izquierda, hacemos clic en la opción para crear un nuevo chat, y podemos crear un nuevo chat con varios miembros del equipo. A continuación, agregamos un nombre al nuevo chat e incluimos a los miembros que queremos que formen parte del nuevo chat.

Botones dentro de un chat

En la parte superior derecha del chat, podemos encontrar cuatro botones:

  • Videollamada
  • Llamada de audio
  • Compartir la pantalla
  • Agregar personas

Consejo: durante una llamada de audio, también puede realizar una videollamada. La opción «Agregar persona» agrega al usuario al chat del usuario que está conversando con nosotros.

Compartir la pantalla sin llamada

Compartir pantalla no requiere una llamada. Solo tenemos que hacer clic en el botón «Compartir pantalla» en el chat y luego seleccionar la pantalla que queremos compartir.

El otro miembro del chat recibirá la siguiente notificación: Al aceptarlo, podrás ver la pantalla que compartieron contigo.

Luego de compartir la pantalla, tendremos los siguientes botones, no podremos hacer videollamadas ni sonido, solo colgar el teléfono o compartir otras pantallas.

Compartir pantalla en una llamada y ceder control

En un equipo de Microsoft (como Skype Empresarial), debe realizar una llamada para compartir la pantalla y llamar. Después de realizar una llamada, aparecerán los siguientes botones en la parte inferior:

  • Activar videollamada
  • Activar o desactivar micrófono
  • Compartir pantalla
  • Más opciones
  • Colgar la llamada

Para compartir la pantalla, hacemos clic en el botón central, y luego seleccionamos la pantalla que queremos compartir a través del escritorio o ventana abierta.

Para transferir el control a otro miembro del chat, debemos compartir un escritorio. Después de compartir, se mostrará un rectángulo en la parte superior y se proporcionarán opciones para otorgar control a cualquier usuario en la llamada. Cabe señalar que podemos cancelar el control o detener la demostración en cualquier momento.

Botones en la derecha en una llamada

Después de realizar una llamada, encontrará cuatro botones en la esquina superior derecha:

  • Pantalla completa
  • Abrir un chat en la llamada
  • Invitar a alguien
  • Configuración del audio y micrófono

Para invitar a otras personas, solo debemos presionar la opción e ingresar el nombre para agregarlos a la llamada.

Configurar auriculares en una llamada

  • Equipo de audio: elegimos el equipo a utilizar
  • Altavoz: Elegimos el sonido que proviene de los auriculares.
  • Micrófono: Elegimos el micrófono como micrófono del casco.

Crear una reunión

En el panel de la izquierda vamos a las opciones de reunión:

Hacemos clic en programar una reunión:

Se abrirá la siguiente ventana:

  • Título: Agregamos un título.
  • Iniciar: Agregamos una fecha y hora para el inicio y el final de la reunión.
  • Zona horaria: Agregamos la zona horaria donde se ubica la reunión.
  • Detalles: Hemos agregado comentarios que creemos que son apropiados.
  • Elija el canal de la reunión: Hemos agregado un equipo para organizar la reunión.
  • Invitar a otros: Agregamos correos electrónicos para agregar participantes.
  • Organizador: La persona que organizará la reunión.
  • Asistentes: la persona que aceptó la invitación a la reunión.

 

La persona a la que invitamos recibirá un correo electrónico:

  • Nueva reunión: nombre de la reunión.
  • Podemos responder a las invitaciones a reuniones con las siguientes opciones: aceptar, provisionalmente o rechazar.
  • Al hacer clic en «Unirse a la reunión de Microsoft Teams», podemos acceder a la reunión.

Se abrirá otra pestaña y le daremos a la opción ‘Unirse por Internet’.

La reunión habrá sido creada e iniciada. Si deseas obtener más información sobre las reuniones en Microsoft Teams, te sugerimos que publiques «Reunión de tutorial con Microsoft Teams».

Esperamos que este tutorial sobre Microsoft Teams te haya resultado interesante. Si quieres obtener el máximo beneficio de tu equipo, no te pierdas los últimos consejos y noticias publicados por Microsoft para celebrar el tercer aniversario de la compañía.

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